Анализ процессов компании делается через карту конкретного процесса: выписываются все шаги от входа до результата, у каждого шага замеряются время, исполнитель, ручные действия, ожидания и ошибки. Потери находятся там, где шаг не создаёт ценности: перенос данных руками, ожидание ответа, переделки и поиск информации
С чего начинается анализ процессов
Не с описания всей компании, а с одного процесса, у которого есть измеримый результат: обработанная заявка, выставленный счёт, закрытый заказ, собранный отчёт. У процесса есть вход (что запускает), шаги и выход (что получается)
Дальше нужно пройти процесс по факту, а не по регламенту. Регламент описывает, как должно быть. Реальность - как есть: с переписками в мессенджерах, таблицами «на всякий случай» и действиями, о которых руководитель даже не знает
Карта процесса: что выписывать про каждый шаг
| Что смотрим | Вопрос |
|---|---|
| Действие | Что физически происходит на этом шаге? |
| Исполнитель | Кто делает и сколько стоит его час? |
| Время | Сколько минут занимает шаг? |
| Ручные действия | Что переносится руками между системами? |
| Ожидание | Сколько шаг ждёт предыдущий? |
| Ошибки | Что здесь ломается и как часто? |
| Ценность | Что этот шаг добавляет результату? |
Где обычно сидят потери
- Шаги-дубликаты: одни и те же данные вводятся дважды в разные системы
- Шаги-переносы: копипаста из письма в таблицу, из таблицы в CRM
- Шаги-ожидания: «отправил на согласование» без срока и ответственного
- Шаги-проверки чужих ошибок вместо предотвращения ошибок
- Шаги без владельца: задача висит, потому что «это общее»
Хороший маркер потери - фраза сотрудника «ну мы всегда так делали». За ней почти всегда стоит шаг, который давно никто не проверял на пользу
Как отличить важный шаг от лишнего
Задайте про шаг два вопроса. Первый: что сломается, если шаг убрать совсем? Если ответ «ничего» или «не знаем» - шаг кандидат на удаление. Второй: кто использует результат шага и как? Если результат никто не читает, шаг существует по инерции
Лишние шаги сначала удаляются, и только потом оставшиеся оптимизируются или автоматизируются. Иначе вы заплатите за ускорение работы, которая вообще не нужна
Что должно получиться по итогам анализа
Результат анализа - не отчёт на 80 страниц, а короткий список: какие шаги удалить, какие ускорить, какие отдать системе и сколько денег это даст. Для каждого изменения - ожидаемый эффект в часах и рублях и способ проверить его после внедрения
Такой список позволяет двигаться точечно: один процесс улучшили, измерили, взяли следующий. Проверить себя можно по чек-листу аудита из 25 вопросов
Хотите разбор ваших процессов со стороны?
Пройдём один процесс по шагам вместе с вашей командой, найдём потери и посчитаем их в деньгах. Дальше вы сами решите, что с этим делать
Частые вопросы
Что такое анализ бизнес-процессов простыми словами?
Это разбор конкретного процесса по шагам: кто, что, сколько времени делает, где ждёт и где ошибается. Цель - найти шаги, которые не создают ценности, и посчитать их стоимость
Сколько времени занимает анализ одного процесса?
Обычно от нескольких дней до двух недель: наблюдение, интервью с исполнителями, замеры времени и сбор карты процесса
Нужно ли специальное ПО для анализа процессов?
Нет. Для старта достаточно таблицы и таймера. Системы моделирования процессов нужны на более зрелом этапе
Почему нельзя просто спросить сотрудников, где проблемы?
Можно и нужно, но этого мало: люди внутри процесса привыкают к потерям и считают их нормой. Поэтому интервью совмещают с замерами и наблюдением
