Аудит бизнес-процесса - это проверка по 25 вопросам в пяти блоках: сколько времени занимает процесс, сколько в нём ручных действий, где возникают ожидания, как часто случаются ошибки и что происходит с данными. Ответы показывают, какие шаги удалить, что автоматизировать и сколько денег это даст
Как пользоваться чек-листом
Выберите один процесс и честно ответьте на вопросы по факту, а не по регламенту. Лучше всего - вместе с человеком, который реально выполняет процесс каждый день. Каждый ответ «не знаем» - уже находка: за ним обычно прячется потеря
Блок 1. Время и частота
- Как часто процесс повторяется в месяц?
- Сколько минут занимает один повтор от начала до результата?
- Сколько из этого времени процесс реально работает, а сколько лежит?
- Сколько людей участвует в одном повторе?
- Какова полная стоимость часа каждого участника?
Блок 2. Ручные действия
- Какие данные вводятся руками и куда?
- Что переносится между системами копированием?
- Какие документы готовятся вручную?
- Какие отчёты собираются из нескольких источников?
- Какие действия повторяются одинаково в каждом повторе?
Блок 3. Ожидания и согласования
- На каких шагах процесс ждёт чужого ответа?
- Есть ли срок и ответственный у каждого ожидания?
- Какие согласования можно заменить правилом или лимитом?
- Сколько раз задача передаётся между людьми?
- Бывает ли, что задача висит без владельца?
Блок 4. Ошибки и переделки
- Какая доля повторов требует переделки?
- Где ошибки возникают чаще всего?
- Кто и как ловит ошибки - предотвращает или исправляет?
- Во что обходится одна ошибка: время, деньги, клиент?
- Что на входе процесса провоцирует ошибки?
Блок 5. Данные и системы
- Где лежит актуальная версия данных - и она одна?
- Связаны ли системы между собой или всё переносится руками?
- Можно ли по данным процесса быстро ответить «сколько, скоро, почём»?
- Какие шаги уже можно отдать правилам или ИИ?
- Что сломается при росте объёма в два раза?
Хотите, чтобы мы провели аудит за вас?
Пройдём ваш ключевой процесс по этому чек-листу вместе с командой и вернёмся со списком находок и их ценой в деньгах
Частые вопросы
Что такое аудит бизнес-процессов?
Это системная проверка процесса по ключевым вопросам: время, ручные действия, ожидания, ошибки и данные. Цель - найти потери и посчитать их стоимость
Сколько времени занимает аудит одного процесса?
По этому чек-листу - от одного до нескольких дней, включая интервью с исполнителями и замеры
Кто должен проводить аудит?
Лучше всего человек, который не выполняет процесс сам: внутренние исполнители привыкают к потерям. Полезен взгляд со стороны
Что должно получиться после аудита?
Список находок с оценкой в деньгах: что удалить, что переделать, что автоматизировать и в каком порядке
